Toegankelijke pdf's: van opmaak tot exporteren

Een goede middag. We zijn een kwartiertje later gestart, want er waren wat technische problemen, dus ik ga heel even kijken of er nu mensen bijkomen en of dat goed lukt. Als iemand in de Q&A feedback kan geven of ik ieder geval te zien en te horen ben dus via het tabblad Q&A kan je berichten sturen. Die berichten zie alleen ik, dus als iemand... Ik zie in ieder geval een duimpje voor mij dat heel erg fijn. Excuus dat we later starten. Het lukte niet om de meeting eerder te openen. Er was ergens een probleem met rechten en dat hebben we op kunnen lossen. En dan gaan we daar nu gewoon lekker mee aan de slag. Ik wacht heel eventjes om te kijken of er nog wat meer mensen binnendruppelen. En dan ga ik over een minuutje ga ik lekker van start. Dan ga ik nu in ieder geval alvast mijn scherm delen. Ik heb nog niks in de Q&A binnen zien komen. Zo iemand een bericht kunnen sturen in de Q&A, dan kan ik zien of dat ook werkt nu. Super! Helemaal goed! Dank je wel! Dit werkt, perfect. Dan... Ga ik dit... zo dan weet ik dat dat klopt. Super goed dat jullie er allemaal nog zijn. Jullie hebben flink doorzettingsvermogen, want we zijn iets te laat van start en gelukkig zitten er nog steeds een hele hoop mensen bij. We gewoon lekker van start. Misschien dat we dus iets uitlopen. Hopelijk heeft iedereen de ruimte om wat langer te blijven zitten en dan gaan we zorgen dat we nog steeds zoveel mogelijk waarde uit dit mooie webinar gaan houden. We gaan een webinar toegankelijke PDF doen. Even kijken en als het goed is zien jullie nu mijn scherm. Klopt dat ook? Ik denk het, ja top! Dank je wel. Dit is de eerste keer dat ik een webinar geef via dit systeem, dat is misschien ook reden voor de technische problemen. Maar dan gaan we nu van start. We beginnen met mezelf even voorstellen. Mijn naam is Tim, ik ben een trainer bij Cardan. Als jullie Cardan allemaal kennen dan weten jullie dat die zitten in Tilburg. Ik kom zelf uit de andere kant van het land. Ik zit in Alkmaar. Daar ben ik recent naartoe verhuisd en ik heb twee katten die nog een beetje moeten wennen. Dus ze zijn wat drukker dan normaal. Dus als je een kattenstaart door het scherm ziet gaan, dan weet je die horen hier gewoon.. Naast toegankelijkheid ben ik zoals je achter me ziet enorm gek van bordspellen, dus je kan mijn e-mailadres altijd gebruiken voor bordspellentips en toegankelijkheidsvraagstukken. En laten we gewoon lekker van start gaan! We gaan aan de slag met pdf. We beginnen met een inleiding over PDF algemeen. Een stukje over toegankelijkheidtags, de code achter de PDF We duiken Word als InDesign in om daar te kijken naar kop stijlen, lijsten en hoe we moeten exporteren. Dat is een klein deel van alle dingen waar we op moeten letten. We hebben in ieder geval een basis gezien van wat er dus aan de hand is bij het toegankelijk maken van pdf's. Dan ook nog ruimte voor wat vragen. Maar tussendoor kan je via de Q&A functie ook vragen insturen en dan zal ik proberen daar zo snel mogelijk op te reageren. En aan het einde hebben we een cadeautje. Klein tipje van de sluier het eerste onderdeel van dat cadeautje, dat is een checklist en jullie krijgen aan het einde van dit webinar niet de slides. Jullie krijgen wel allemaal een checklist waarop staat hoe je... waar je op moet letten bij het toegankelijk maken van een PDF document. Dus dat is een heel mooi naslagwerk om terug te zien waar we het over hebben. Maar er staat ook alle andere punten die we tijdens een training bespreken over toegankelijke PDF's. Even kijken. Die wil ik er ook gelijk even bijpakken. Checklist toegankelijke PDF met InDesign. Eerst... o, even kijken. Die laat ik zometeen dan ook gelijk even zien. Eerst een stukje over hoe zorg je voor toegankelijke pdf's? En de eerste vraag bij PDF is eigenlijk vooral, moet het gepubliceerd worden? Er zijn heel erg veel PDF's in het bedrijfsleven die eigenlijk geen meerwaarde hebben. PDF is best wel uitdagend en toegankelijk te maken en dus de eerste vraag die je moet stellen is niet blind alles toegankelijk gaan maken. Maar eerst is dit eigenlijk wel een nuttig onderdeel van de informatievoorziening. Dus willen we deze PDF überhaupt online zetten? Als je zeker weet dat informatie belangrijk is, dan is vraag twee die je jezelf kan stellen. Moet het als PDF gepubliceerd worden, we gebruiken PDF voor heel erg veel dingen. Ik zie soms ook onwijs mooie PDF documenten voorbij komen die er praktisch uitzien als webpagina's met hele leuke interactieve menu's. En dat is onwijs lastig toegankelijk te maken, dus dan kan je je afvragen: is PDF het juiste medium? Moeten we niet ervoor kiezen om hier een webpagina van te maken? Dat is iets waar we tijdens de training ook altijd aandacht voor hebben. Er zijn best wel wat afwegingen die je moet maken van is PDF wel echt het juiste medium. En als het echt een PDF is, dan is dat het. Als je gebruik maakt van leveranciers of samenwerkt met collega's, zorg dat je goede afspraken maakt rondom toegankelijkheid en toegankelijke PDF’s. Het liefst benoem ik afspraken, overeenkomsten. Echt de WCAG 2.2 dus, de Web Content Accessibility Guidelines, zodat je allemaal weet waar hebben we het over? Wat is toegankelijkheid in onze overeenkomst? Toegankelijk alternatief is ook altijd een optie. Dus als een PDF bestaat. Maar dezelfde informatie is ook online beschikbaar, bijvoorbeeld op de eigen website. Wanneer je zorgt dat dat ook dus goed toegankelijk is en werkt, dan kan een webpagina dus als toegankelijk alternatief gezien worden. En dan hoef je je PDF niet meer toegankelijk te maken. Als je aan de slag gaat met toegankelijkheid. Zorg altijd dat je een bronbestand, het Word document of InDesign document, dat je dat ook altijd hebt. Het toegankelijk maken achteraf van een PDF document, dat is een enorme klus. Flink veel werk en flink technisch. En wanneer je het bronbestand hebt, kun je daar aanpassingen doen en dan maak je het jezelf een stuk makkelijker. Dus als je werkt met PDF's, zorg dat je het bronbestand ook echt blijft houden. Dat maakt dat als er later nog iets veranderen moet, dat dat een stuk gemakkelijker gaat. Gebruik toegankelijke Word of InDesign sjablonen en probeer zoveel mogelijk te standaardiseren om het zo gemakkelijk te maken. En uiteindelijk is het altijd een stukje controleren en verbeteren van de PDF. Er is bijna geen enkele PDF die in één keer toegankelijk en geëxporteerd wordt uit zowel Word als InDesign, dus het is altijd nog een stukje nabewerking. Een stukje controle die je achteraf moet doen. Dus hou er ook rekening mee in je proces en gebeurt voor nu niet in de Q&A. Maar je bent absoluut vrij om vragen te stellen als je ergens vragen over hebt. Aandachtspunten. Dit is meer content specifiek, maar let dus ook ook in je PDF's op dingen als kleurcontrast, op het voorzien van alternatieve teksten voor informatieve afbeeldingen, het gebruiken van beschrijvende koppen, en zorg voor duidelijke linktekst. Al dat soort zaken die te maken hebben met toegankelijke content. Voor de mensen die mogelijk het webinar van eerder deze week toegankelijke content gevolgd hebben, heeft ook allemaal impact op je pdf document. Daar gaan we het vandaag niet heel erg specifiek over hebben, want we gaan echt duidelijk zometeen echt InDesign induiken en Word induiken, maar ook al dit soort richtlijnen zijn ook nog steeds van belang voor je PDF, dus ook toegankelijke content, daar moet je goed over nadenken als je pdf's aan het structureren bent. En het eerste onderwerp wat echt de PDF induikt is het stukje toegankelijkheidstags. Is goed om te weten dat een PDF is eigenlijk net als een website heeft het daar code achter zitten. Tenminste als het goed staat. Daar gaan we bij het exporteren later natuurlijk op letten, maar een toegankelijk PDF document is voorzien van toegankelijkheidstags. Dit is essentieel voor schermlezerssoftware en enorm bepalend voor de lees volgorde. En daarom wil ik de checklist er alvast even bijpakken. Dus ik ga de checklist op het scherm toveren. Kijk, hier heb ik de checklist voor InDesign. Misschien zie je ook dat daar immens veel informatie zichtbaar is. Waar we nu voor gaan kijken, want je mag hem uitgebreid doorlezen als je hem na de training krijgt. Maar ik wil hier wel laten zien dat. Ik heb hier in mijn Adobe Acrobat Pro, heb je een aantal tabs, en een hele belangrijke voor mij, misschien wel de belangrijkste, dat is deze: de toegankelijkheidstags. Nou kan het zomaar zijn dat je die zelf niet aan hebt staan op dit moment. Dan kun je die super gemakkelijk toevoegen door met je rechtermuisknop in het menu te klikken en dan zie je dat er heel veel opties zijn waar die toegankelijkheidstags één van is. Moet zorgen dat je die aan hebt staan. Zodat je kan controleren hoe het zit met de toegankelijkheid van je document. Heb je dit tabblad, en open je dit en zie je hier nou helemaal niks in terug komen, dan is dat je eerste alarmbel. Dan heb je waarschijnlijk niet goed geëxporteerd. Nou gaan we daar later op terugkomen, want de laatste stap van dit webinar Ik zie een vraag: werkt het ook in het Kofax? Ik moet bekennen dat ik zelf niet bekend ben met Kofax, dus daar kan ik niet één, twee, drie op dit moment antwoord op geven. Mogelijk dat er nog andere mensen aanwezig zijn die Kofax ook gebruiken. En anders als je in de chat misschien iets meer informatie kan delen over Kofax kan ik je mogelijk nog wel helpen, maar op dit moment zegt het mij eigenlijk in alle eerlijkheid niks. Terug naar een Adobe Acrobat. Je hebt hier pro voor nodig. Om dit te kunnen doen heb je de pro licentie nodig van Acrobat. Ik zie hier gelukkig tekst staan, dat betekent dat die voldoende geëxporteerd is. Wat ik zelf altijd doe, als ik start op de bovenste tag te klikken, dan zie je dat er een paarse rand komt voor eigenlijk alle content. Dus je ziet dat er overal een paarse rand ontstaat. Dit is top, dit vertelt mij wat voorgelezen gaat worden. Dit vertelt me wat de inhoud is van mijn pdf. Dus ik zie hier wat er allemaal getagd is als je hele grote stukken informatie mist. Er is daar geen paarse omlijning om, dan weet je hier moet ik dus opletten. Want het is informatie die gemist wordt en dan moet je er dus voor zorgen dat die wel terecht gaat komen in het PDF. En wat je hier kan doen is je kan door de tekst heen lopen en dat doe ik hier met de pijltoetsen. Ik heb een cursor geplaatst op een van de tags en ik loop met de pijltoetsen door het document heen en daarmee zie ik de volgorde waar het document in gecodeerd is, dus dan kan ik de volgorde van mijn PDF document controleren. Even kijken. Ik zie hier een vraag: Is er ook een document voorbereiding via Adobe Acrobat Pro zoals nu in InDesign? Ik ben op dit moment dubbel Acrobat Pro bezig, dus ik weet niet helemaal wat de vraag inhoudt die je stelt. Maar als je daar meer informatie over geeft dan kan ik daar op terugkomen en hier hebben we dus allerlei verschillende tags en onthoud dat, dan gaan we daar zometeen ook voor zorgen dat we die tags terug gaan zien in onze code. Dit is echt een hele programmeertaal op zich. Je ziet dat het hier best wel complex en uitgebreid kan worden, zeker wanneer je alles uitklapt. Maar dit is dus wel echt essentieel, want dit is wat er voorgelezen wordt in een schermlezer. Dit is wat de volgorde van het toetsenbord bepaalt, dus hier moeten we absoluut de aandacht aan besteden op de achterkant van het PDF document. Als je hier dingen in wijzigt, dan in vergelijking; als je HTML code wijzigt, dan zie je dat gelijk het visuele onderdeel ook wijzigt. En hier kan je wel op de achterkant de dingen wijzigen/veranderen. Ik kan de volgorde hier wijzigen. Ik kan elementen verwijderen zonder dat er visueel iets verandert, dus er is in een PDF wel een sterkere scheiding tussen wat ik zie en wat de code is achter het PDF document. En als laatste over de lees volgorde, voordat we zometeen InDesign en Word induiken is het goed om hier te beseffen dat de leesvolgorde echt afhankelijk is van de toegankelijkheidstags en dus niet van het tabblad volgorde. Het tabblat volgorde hier, geeft een andere volgorde aan dan de toegankelijkheids- tags, maar het zijn de toegankelijkheidstags die leidend zijn voor de volgorde in het document en dan ga ik deze weghalen. Jullie kunnen deze dus later uitgebreid doorlezen. En we gaan aan de slag met het eerste onderdeel van toegankelijk maken. We zagen er net al best wel een aantal keer terugkomen. Kopstijlen. Op het moment dat ik een kopstijl gebruik als.. visueel. Ik zie hier een vraag binnenkomen met: je gebruikt Acrobat Pro niet voor het toegankelijk maken. Je gebruikt Acrobat Pro wel om het toegankelijk te maken, maar achteraf in het proces. Dus het liefst gebruik je zoveel mogelijk of Word of InDesign. Dus dat programma waar je mee werkt om je document eerst zo toegankelijk mogelijk maken en dan kan je achteraf dus nog wijzigingen doen in Acrobat Pro om de laatste stappen te zetten rondom toegankelijkheid. Maar het is juist het doel dat je zoveel mogelijk vooraf doet en dus zoveel mogelijk toegankelijkheid eerst in Word en in InDesign toevoegd. En dat je dan achteraf kleine dingen aanpast in Acrobat Pro. En anders zouden we nu namelijk, als we niet zelf letten op de tekst in het Word of InDesign document, dan zouden we handmatig voor alle stukken tekst in Acrobat Pro Kopstijlen mee moeten geven en we kunnen dat veel gemakkelijker nu in Word en InDesign doen. In Word is dit hartstikke gemakkelijk vorm te geven. Ik pak er even een Word document bij. Ik heb hier een erg mooi Word document en dit lint is jullie mogelijk allemaal wel bekend. We hebben hier een stijlenlint. Standaard staat die op normaal. Nou als ik hier een kop zou maken en we hebben het natuurlijk vandaag over digitaal toegankelijke PDF documenten. Je ziet soms gebeuren dat die dikgedrukt gemaakt wordt, dat die wat groter gemaakt wordt. Je geeft er een mooi kleurtje aan en we noemen het nu een kop. En visueel is dit natuurlijk ook echt een kop, maar het is juist essentieel dat je dat niet op deze manier doet, maar dat je echt de functie gebruikt om kopstijlen toe te voegen via het stijlen lint. En in Word zien we heading één, twee en drie. Dit is een kop dus ik ga hier heading één voor gebruiken en dan kan ik hier de heading 1 stijl aanpassen en dan past die hem ook automatisch aan aan de stijl die hier opgeslagen staat. Betekend niet dat je nu niet alle vrijheid hebt om die stijl aan te passen. Ik kan namelijk gewoon door middel van rechtermuisknop en modify op het heading element in het stijlenlint, kan ik nog steeds heel erg veel aanpassen. De kleur, stijleigenschappen, van allerlei informatie kan ik hier dus gewoon aanpassen om het eruit te laten zien zoals ik wil. Dus als ik echt heel erg enthousiast was over die kleur die ik gekozen had, dan kan ik die kleur hier nog steeds selecteren. Ik ga hem voor nu heel eventjes zwart houden. En op die manier heb ik een knop gemaakt. En nu, op het moment dat ik dit document exporteer, wordt het ook daadwerkelijk geëxporteerd. Rekening houdende met de code die we lieten zien in het PDF document. Dus als we deze erbij pakken, dan zie je dat hier

elementen staan en dat er elementen zijn en een element is zo'n heading element. Een kopelement, en een

element van paragraaf en dat is dus voor de lopende tekst. En die simuleer je dus op dezelfde manier in Word, door die heading elementen. En als ik daar dan onder ga typen, zie je dat die automatisch weer naar normaal springt en dat ik op die manier een normaal

element creëer. Dit is essentieel, die koppen geven structuur aan een pagina, maar zorgen ervoor dat er overzicht is en ook dat mensen dus snel kunnen navigeren van hoofdstuk naar hoofdstuk en dus snel kunnen zoeken in jouw document. We hebben heading 1, er is ook nog een 2, 3, 4, 5 enzovoort. En volgens mij op het moment dat ik een heading 5 gebruik, zie je dat er ook een heading 6 ontstaat. Dus je kan heel erg veel kopjes diep gaan. Maar weinig documenten zullen terechtkomen bij heading zes, maar weet dat die optie er is. Het is niet verboden om kopstijlen, om kopniveaus over te slaan. Je mag van een heading 1 naar een heading 3, maar dat is niet aan te raden. Tip om ervoor te zorgen dat je document goed gestructureerd is, ga gewoon netjes van H1 naar H2 naar H3 en dan kan je ook achteraf een hele fijne inhoudsopgave maken. Dat scheelt ook daar in het proces en op die manier... kan je zorgen dat je de koppen gebruikt. Ik zie dat er nog wat vragen binnengekomen zijn. Ik zie hier; en wat als je PDF's opmaakt via Canva? Dat was best wel online populair inderdaad, maar best nog wel een uitdaging om toegankelijk te maken. Dus dan zitten we echt flink in de nabewerking. Want de stijlen die ik gebruik van Canva, die komen niet één op één over in de export. In ieder geval de laatste keer dat ik dat zelf geprobeerd heb. Tijdens de training gaat het ook niet uitgebreid over Canva. Als je dat soort tools wil gebruiken, dan zit je echt in de nabewerking. En ik zie iemand; is een wit scherm niet toegankelijker voor ons? Ik kan dit niet goed zien. Ik heb inderdaad op donkere modus staan. Even kijken of ik dat heel erg gemakkelijk aan kan passen. Ik moet eigenlijk bekennen dat ik niet direct weet waar die instelling staat, maar volgens mij is dat afhankelijk van volledige document instellingen en even kijken kan ik dat hier ergens heel snel zien in het display? Hier. Ik ben bang dat ik niet 1 2 3 weet waar ik de dark mode uitzet. Dus ik hoop dat het wel voldoende leesbaar is. En ik beschrijf ook alles wat ik doe, dus ik hoop dat dit ook maakt dat het wel te volgen is. Maar goede tip, ik zal er inderdaad voor zorgen dat ik hem op de normale modus zet. Nog een vraag, waarom zou je het titel element niet kiezen, waar is dat dan voor bedoeld? Als we de structuur aangeven met koppen dan hebben we het echt over de heading elementen. Het titel element zou je bijvoorbeeld op een voorblad kunnen gebruiken. Als je een voorblad hebt waar groot de titel op staat, zou je daarvoor een titel styling kunnen kiezen. Maar voor de structuur waar we het hier over hebben is dit heading element voor ons het belangrijkst en ik ga hier dus ook een tweede heading element onder zetten met: digitaal toegankelijke PDF in Word. En ik wil even weten welke kopstructuur het is, zodat we dat op een later punt kunnen terugzien. Diezelfde manier van kop stijlen inzetten, dat kunnen we ook in InDesign doen, maar in InDesign hebben we daar iets meer handmatig stappen voor nodig, InDesign moet je dan aan de slag met alinea stijlen. Maar ik zie hier iemand die me een tip geeft over hoe ik dark mode verlaat. Even kijken, dat kan ik dan wel eventjes snel doen. En dan... even kijken... Office theme... Dan doe ik hier gewoon netjes op wit. Hopelijk is dit voor mensen leesbaarder. Heel erg bedankt voor de snelle uitleg over hoe ik die toegankelijker kan maken. Dit is eigenlijk elementen zoals je zou kunnen gebruiken in Word. Dan gaan we nu naar InDesign, die ook op dark mode staat. Maar gelukkig is de pagina wel helemaal wit, dus heeft het hier hopelijk minder impact. En als we hier met kopstijlen aan de slag gaan, dan ga ik dat doen op basis van alinea stijlen. Dus dat is een tab wat ik hier zelf heb toegevoegd. Heb je dat daar niet staan, dan kan je dat via venster en dan bij venster heb je tekst en tabellen als optie en daar zie je dat alinea ook terugkomt. Dan kun je hem daar aan zetten en dan heb je deze ook. Even kijken. Nee dat zeg ik verkeerd. Excuus. Daar zit hij toch..? Hij zit bij stijlen, alinea stijlen. Dat is degene die je hiervoor nodig hebt. Dus venster, stijlen, alinea stijlen En als ik die dus open, dan zie je dat hij nu op basis alinea staat. En dat is een beetje vergelijkbaar met de standaard tekst die we net ook in Word zagen. Dat wordt dus het basis paragraaf element. En daar moeten we verandering in brengen, want ik wil er natuurlijk voor zorgen dat dit een mooie kop wordt, beginnend door even een tekstvak te plaatsen en laten we hier ook gewoon digitaal toegankelijke PDF. Een hele mooie eerste kop Ziet er natuurlijk totaal nog niet uit als kop en dan kan je een aantal dingen doen. Je kan hier nu de styling aanpassen en dan daarna naar alinea stijlen gaan. Mijn voorkeur heeft altijd om de alinea stijlen aan te passen. Klik hier op het plusje. Ik ga een nieuwe alinea stijl aanmaken. Die alinea's ga ik bewerken. Alineastijl 1 heb ik net aangemaakt met het plusje en door alineastijl bewerken, kom ik nu in een menu waarbij ik dit kan gaan aanpassen. Nu zijn er een aantal dingen die ik hierbij bijvoorbeeld standaard tekenopmaak, het tweede tabblad, zie je dat ik een aantal dingen kan opmaken, ik kan hem bijvoorbeeld wat groter maken. Dat ga ik doen. Maar dit is ook het punt dat ik jullie waarschuw. Ik ben geen designer, dus ik kan niet een heel erg mooi document voor jullie maken. Ik ga vooral kijken naar wat toegankelijkheid opties zijn, dus ik maak de tekst even wat groter en ik ga even kijken bij de tekst kleur, tekenkleur, kies ik dit mooie fuchsia kleurtje uit en dan heb ik een voor mij visueel anders genoeg gemaakt. Dan ga ik hier bij de export labels en dat is voor toegankelijkheid de belangrijke. Hier kan ik dus bij PDF label, zie je dat ik weer die elementen tegenkom, dus hij staat nu op automatisch. Maar dit is mijn kopstijl, dus ik wil hier een H1 van maken. Er is ook een H, dat is een heading element zonder niveau. Die sla je over dus kies hier voor in dit geval kopstijl 1, kies hier voor een H1. Verander ik de naam natuurlijk nog even netjes in kopniveau 1. Dit is puur voor mijn eigen overzicht. Zo weet ik dat als ik in stijlen kijk dat ik een kopniveau 1 heb, Die heb ik nu toegevoegd. Je ziet, dat hij er visueel ook gelijk anders uit ziet. En nu hebben we hier een kop met in de code ook daadwerkelijk een kopniveau. Ik heb eigenlijk hetzelfde bereikt, als wat we deden in Word door puur op heading te klikken. Als ik hieronder een kop niveau twee zou willen maken dan kan ik daar gewoon weer een nieuwe stijl voor maken. Dus ik heb weer een nieuwe stijl gemaakt. Die kan ik bewerken, maak ik daar kop niveau 2 van en dan zorg ik dat die net even wat minder groot is. En dit keer ga ik voor een mooie cyaan en dan kan ik hier dus digitaal.. even de goede selecteren... Digitaal toegankelijk in InDesign. En nu heb ik hier ook precies hetzelfde gedaan als wat ik in Word heb gedaan. Er zijn allemaal dingen verder mogelijk om dit helemaal naar je stijl aan te passen. Dus in alinea stijlen kan je van alles tegenkomen. Iets wat heel erg vaak fout gaat nadat mensen de kop stijlen hebben aangemaakt, zowel in Word als in InDesign is dat als ik hier naar kijk, met digitaal toegankelijke pdf en digitaal toegankelijk in InDesign, dan denk ik een klein beetje ruimte tussen die twee onderdelen zou wel fijn zijn. En hoe creëer je die nou heel erg makkelijk? Dat zijn we volgens mij allemaal best wel gewend in heel veel dingen die we doen zeggen we nou, we plaatsen daar gewoon een enter tussen en dat wat er nu wel gebeurt is dat door het enteren hebben we hier een nieuwe regel aangemaakt en die nieuwe regel heeft ook een kop niveau. Dus nu hebben we eigenlijk een leeg element aangemaakt. Dus in de code lijkt nu of hier misschien iets zou moeten staan. Dus als je ruimte wil creëren tussen twee koppen of bijvoorbeeld tussen koppen en alinea's, dan is het niet de bedoeling dat je daar de enter voor gebruikt. En het is de bedoeling dat je daar in de kop stijlen bij dus bijvoorbeeld een optie zoals inspringen en afstand, kan je aangeven dat de afstand na kop niveau 1 altijd vijf millimeter afstand. Creëert die automatisch die afstand. Dus nu heb ik geen enter hoeven gebruiken en ik heb geen leeg element gecreëerd, maar ik heb nog steeds de afstand die ik wil. Dat de manier hoe je dat waarborgt en zorgt dat dat werkt. En soms is het een beetje even heen en weer spelen met al die opties voor dat je dat perfect werkend gekregen hebt. Maar het is wel echt de moeite waard, want op het moment dat je dit allemaal in één keer perfect hebt ingesteld. Dan kan je die stijlen vervolgens continu toepassen en heb je overal dezelfde afstand, dezelfde visuele opmaak, dezelfde weergave dus, helpt je enorm in niet alleen toegankelijkheid, maar ook het eigen proces van het maken van dit soort documenten. En dat is dus hoe we kop stijlen aanpakken in InDesign en Word en hebben we dus netjes gebruik gemaakt van koppen. Op precies dezelfde manier kan je dus nog kop niveau 3, kop niveau vier toevoegen. En koppen zijn dus voor toegankelijkheid essentieel voor het vinden van je weg in het document. En voor ons ook enorm handig bij het maken van bijvoorbeeld een inhoudsopgave. En die kun je automatisch en zowel Word als in InDesign maken. En dat is een enorm handige functie die je dus nu kan gaan inzetten omdat je netjes werkt met alineastijlen en kopstijlen. Opsommingen, dat is weer iets dat we best wel veel gebruiken. Opsommingen gaan in Word dus we gaan even beginnen in Word, eigenlijk altijd goed. Sterker nog, het is echt een uitdaging om in jouw Word document. Ik pak mijn Word document er weer netjes bij om in jouw Word document een foute opsomming te maken. Wanneer is een opsomming fout, dat is als je niet de opsomming stijlen gebruikt zoals ze standaard definieert zijn. En op het moment dat ik ook maar iets ga doen wat lijkt op een opsomming. Dus ik typ een streepje en ik druk op spatie, zie je dat Word hem automatisch in een lijst zet. Opsomming is gelijk een semantische lijst, dus in de code ook een lijst. En dat is wat ik wil zien, dus dat gaat eigenlijk altijd helemaal goed. Stel je zou dus nu hier echt bewust voor kiezen om zo'n bullet uit te zetten en zelf die lijst te maken Dan kan je dus een ontoegankelijke lijst maken. Ik heb nog twee items toegevoegd, gewoon willekeurige items. Nu zie je dat ze dus niet in een lijst staan. Dan werkt het niet, maar daar heb ik echt flink mijn best voor moeten doen. Maar ik kan ze heel gemakkelijk weer in een lijst zetten. Enige moment dat ik dit in Word nog wel eens fout zie gaan is op het moment dat we een lijst maken zonder opsommingsteken. Dus als ik hier een lijst zou maken, over digitaal toegankelijke PDF in Word, wat zijn de aandachtspunten? Dubbele punt. En dan kan ik hier dus inderdaad het kleurcontrast, enter, mijn volgende onderwerp. Dat is dus bijvoorbeeld alternatieve teksten. Maar nu ben ik iets aan het maken wat werkt als een lijst, ziet er uit als een lijst, maar ik heb het niet in een lijst gezet. Dan moet je zorgen dat je er toch een lijst element van maakt. Bij de meeste gevallen zal je er automatisch wel een lijst van maken. Doordat ik gewoon een streepje ervoor zet en hebben we een lijst te pakken. En in InDesign gaan we ook aan de slag met lijsten. In InDesign heb je daar weer net wat meer stappen weer voor nodig, dus als we InDesign er weer bij pakken. Dan zitten we hier netjes in InDesign. Ik ga een nieuw tekstvak maken voor mijn lijst, die ga ik hier neerzetten. Laat ik even beginnen met gewoon in mijn basis alinea, gaan we het weer hebben over contrast, volgende onderwerp van mijn lijst, alt-teksten en laten we een derde toevoegen waar we kleurverwijzigingen. Alle dingen waar je bij je content op zou moeten letten. Ik zie een vraag binnenkomen. Ik zie hier. We hebben webpagina's die we ook in PDF hebben voor als gebruikers de PDF’s willen printen. Ik heb altijd begrepen dat die pdf's niet toegankelijk hoeven zijn. Klopt dat nog? Dat klopt inderdaad. Dus als je een PDF hebt, maar alle informatie is ook op een toegankelijke webpagina te vinden, dan hoeft de PDF niet toegankelijk te zijn. Wel netjes om aan het begin van de PDF, te verwijzen naar de webpagina waar ik dat vind en ik zie hier nog een vraag binnenkomen. Staat er nu een enter in Word naar heading 2? Ja, dat klopt helemaal. Ik heb hier stiekem een enter toegevoegd omdat ik visueel de lijst wat afstand wilde geven voor tijdens de training. Maar eigenlijk doe ik dat enorm fout, want ik heb hier een lege enter gebruikt en dat mag ik in InDesign niet doen, maar hier eigenlijk ook niet. Eigenlijk had ik hier in de stijl van heading 2 en daar kan ik door op heading 2 te klikken naar modify te gaan, had ik hier bij en dat staat bij format, er is hier een uitklapmenu en als ik dat openklap, dan zie je dat daar ook. Even kijken. Volgens mij is dat paragraaf, en daar kan ik spacing voor en na toevoegen. Dus eigenlijk was het natuurlijk veel netter geweest als ik hier een aantal afstanden na had gezet en nu heb ik zonder enter nog steeds die afstand gecreëerd. Dat is een hele scherpe vraag, want daar heb ik eigenlijk zelf voor deze training niet eens het perfect toegankelijke voorbeeld gemaakt. Dus nu hebben we die opgelost. En laten we dan teruggaan naar in InDesign de lijsten, we waren bezig hier en voor lijsten ga ik weer een alineastijl aanmaken net als dat ik dat voor de koppen heb gedaan, klik ik hier weer op het plusje, dan heb ik een basis alinea stijl en in plaats van met je rechtermuisknop en bewerken kan ik ook met dubbelklikken erin. Ik heb nu dubbel geklikt en ik ben weer mijn alineastijl aan het aanpassen en dan noem ik deze lijststijl net wat voor jezelf werkt natuurlijk en hier kan ik een lijst van maken door als ik naar opsommingstekens en nummering ga. Dus dat is één van de opties in het tab menu, dan zie je dat ik hier een lijst type optie heb en nu kan ik hier voor lijst type opsommingstekens of nummers. Ligt er dus net aan of je een lijst hebt waarbij je nummer wil aan de zijkant of waar je opsommingstekens wilt. En laat ik nu even voor nummers gaan, zie je dat ik hier kan kiezen tussen allerlei cijfers, Romeinse cijfers dus ik heb een hele hoop opties. Klik op OK en dan zie je dat nu een lijst is gemaakt van de elementen die ik met die lijststijl aanpas. Dus nu heb ik hier netjes een werkende lijst en als ik doorga met typen staat die nog steeds op de lijststijl, dus als ik hier nog een vierde toe zou willen voegen en we hebben het dan bijvoorbeeld over hyperlinks. Zie je dat hij hem automatisch netjes meeneemt in de lijst. Ik zie een vraag: eigenlijk gebruik je in toegankelijke documenten nooit een enter, alleen de stijl afstanden. Je gebruikt inderdaad het liefst... je gebruikt nooit enters om ruimte te creëren, dus je kan altijd natuurlijk een enter gebruiken om naar de volgende regel te gaan wanneer je echt naar een volgende regel gaat, maar een enter gebruiken om ruimte te werken, dan krijg je dat niet voor elkaar. En ik zie daarna ook nog een hele goede vraag: kan je in InDesign wel in verschillende kolommen werken? Kolommen of tekstkaders, springt het dan automatisch van de ene naar de andere kolom en daar heeft InDesign een enorm handig trucje voor. Ga ik nu eerst even het stukje lijst afronden, maar dan laat ik die gelijk even zien. Dus hier het lijstje, dit hebben we nu werkbaar gekregen, dit is netjes. Op het moment dat ik dit nu ga exporteren komt dit net mee als lijst op precies dezelfde manier als dat we dat in Word hebben gedaan en ik zie hier in Word mijn lijst en hier een lijst en ik heb heel erg bewust hier in twee tekstvakken gewerkt. Om dus ook de vraag eigenlijk op te wekken: hoe gaat dat nou met de volgorde, want in Word gaat de volgorde hiervan heel logisch van boven naar beneden en in Word kan je wel in kolommen werken bij lay out. Daar gaan we tijdens dit webinar niet uitgebreid op in, maar die optie is er wel, maar dan is nog steeds de volgorde vrij intuïtief. InDesign werken we heel vaak met creatief opgemaakte documenten en verschillende tekstvakken. En dan heb je artikelen. Die vind je als je venster en artikelen. De bovenste daar, dat is de artikelen functie. Als ik artikelen open dan kan ik daar alle content blokken die ik maak naar toe slepen. Je ziet nu dat ik deze hierheen heb gesleept. Ik kan deze hierheen slepen. Die zet ik nu onder elkaar. En op die manier heb ik hier eigenlijk de volgorde waarin ze voorgelezen worden meegegeven. Artikel is een hele goede tool om zeker te weten dat de volgorde gebruikt wordt die je mee moet geven. Belangrijk wel dat je bij artikelen hier bij het hamburgermenu gebruiken voor label volgorde voor gelabelde PDF aanzet. Daar moet een vinkje zijn. En ik zie ook een vraag welke tag geef je de lijst mee? Ik heb de lijst namelijk geen tag meegegeven en dat is ook precies wat de bedoeling is bij het maken van lijsten, dus ik ga het even laten zien. Als ik mijn lijstje erbij pakt, zie je bij export labels dat ik hem ook automatisch heb laten staan op het moment dat je standaard paragraaf elementen gebruikt. En bijvoorbeeld als je lijsten maakt, dan hou je die gewoon op automatisch. Dus je hoeft hier niet een lijst element te selecteren. Dus dit export label, dat gaan we hier bij teksten aanzetten op het moment dat we koppen willen definiëren. En verder laat je hem op automatisch staan en dan door gebruik van die opsommingstekens weet InDesign in dit geval bij de export automatisch dat het een lijst tag mee gaat krijgen In de code, dus in de code wordt het wel in een list met list items gezet. Dus nu hebben we koppen. We hebben een toegankelijke lijst. Top! Dan moeten we er natuurlijk nog voor zorgen dat we dit toegankelijk in een PDF document gaan krijgen. Waar we eerst mee gaan beginnen dan in ons export proces is netjes de documentnaam aanpassen. Een documentnaam kan in Word voor bij file en dan bij info. Dan heb je hier allemaal properties in één daarvan is de titel en dan wil je een titel meegeven. In dit geval zou ik zeggen: webinar PDF en zorg dat je een goed omschrijvende titel en denk daar misschien iets langer over na dan ik. En in de titel hier meegeven is verplicht. Alle andere opties, want er zijn natuurlijk meerdere opties, daarvan kan je zelf kiezen of je ze meegeeft of niet. Voor toegankelijkheid is vooral die titel dus belangrijk en verplicht. En in InDesign? Kan je die titel meegeven door bestand en bestandgegevens te pakken, bij bestand gegevens... ik zie dat ik hier weer ruimte heb om een document mee te geven, een documenttitel. Netjes.. dit is fijn, zorgt ervoor dat, ook als ze het document bekijken met de schermlezer, dat de titel gelijk omschrijvend is, dus je weet precies wat voor document er aan komt. Op het moment dat je niet de titel meegeeft, dan krijgt je document automatisch als omschrijving of als naam de bestandsnaam. En je heb natuurlijk zelf totaal geen controle over hoe iemand hem opslaat op je computer of hoe die gedownload wordt. Je hebt vaak te maken met eindige versienummers en sommige bestanden hebben ellenlange tekens erin staan. Dus titel, daarmee zorg jij ervoor dat er duidelijk omschreven is waar jouw document over gaat. In InDesign Express moeten we zometeen nog even extra opletten om ervoor te zorgen dat die titel goed terecht komt. Daar letten we bij het tabblad over export nog even op, maar nu hebben we in ieder geval netjes de documentnaam meegegeven en gaan we nu exporteren en eerst via Word exporteren. Wat we gaan doen is we gaan het bestand opslaan als doorklikt naar de opties en dan gaan we ervoor zorgen dat we die tags meegeven, aan het begin gaf ik aan, soms kom je een document tegen, dan ook in de toegankelijkheid tags, is er helemaal niks te vinden. Daar is dit vinje, labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid essentieel voor. Dat zorgt ervoor dat onze tekst terecht kan komen waar wij willen dat ze terecht komen. Dus laten we dat in Word doen. File, opslaan als.. in mijn geval save as.. Ik selecteer hier dat ik hem als PDF wil en dan is het belangrijk dat ik naar meer opties ga. Ik klik op meer opties.. en hier kan ik... even kijken... Dus als hij op PDF staat, krijg ik hier het knopje opties krijg. Dus we moeten van meer opties naar opties toe. En als we die knop hebben gevonden dan zijn we hier, bij deze toegankelijkheid instellingen. Wat ik hier heb aan staan? Ik heb ook create bookmarks using headings. Altijd goed om dat ook aan te zetten. Zorgt ervoor dat de kop stijlen die we hebben netjes gebruikt en gemaakt hebben, dat daar ook een interactieve inhoudsopgave doormiddel van de bookmarks gemaakt wordt. Automatisch in je PDF. Ik heb het document eigenschappen, maar dit vinkje dat is essentieel: document structure tags for accessibility. Dat zorgt ervoor dat onze tags meekomen. En heb je het al een keer meegemaakt dat je een PDF exporteert. Je kijkt in de toegankelijkheidstags en je ziet dat er helemaal niks staat. Dan is dit het vinkje wat je waarschijnlijk niet hebt aanstaan. Dus controleer dat, ik ga hem nu even op bureaublad opslaan. Sla ik deze netjes op. Op het moment dat je Apple hebt werkt dit ietsjes anders. Ik heb geen Apple, dus ik kan dat niet demonstreren, maar ik heb hier ook wel een plaatje, in Apple's is het opslaan als PDF en dan moet je aanvinken dat het geschikt is voor elektronische distributie en toegankelijkheid. Maakt gebruik van een Microsoft Online service, dus om dit te doen moet je verbonden zijn met het internet, dus je kan geen toegankelijke PDF maken op het moment dat je niet online bent. En dat is hoe we dat doen in Word. Maar als we naar InDesign gaan lijkt het er eigenlijk heel erg op. Dan ga ik naar bestand, exporteren en vanuit exporteren, even kijken... staat hier PDF afdrukken, in dit geval, even de naam aanpassen.. digitaal toegankelijk InDesign. Als ik op opslaan klik dan opent hij automatisch dit menu en hier moeten we dus weer ervoor zorgen dat gelabelde PDF maken, dat is hetzelfde als dat we bij Word aangaven dat we de labels moeten gebruiken voor de tekst structuur vink je hier aan: gelabelde PDF maken en bij inclusief kunnen hier ook bladwijzers en hyperlinks toevoegen. Dat zorgt ervoor dat die dus als je eventueel links heb gebruikt, waar we het in de training uitgebreider over hebben, dat dat werkt. En hij maakt dus ook bladwijzers aan. Op het moment dat je dus bijvoorbeeld zelf bladwijzers hebt aangemaakt, word de inhoudsopgave daarvoor gebruikt. Ik zie een korte vraag hoe lang denk je dat het webinar nog duurt? Ik denk dat ik binnen 10 minuten afrondt, dus ik ga het exporteren nog hier afronden en dan nog wat algemene informatie dus als je er nog 10 minuten bij kan blijven, ga ik proberen zo snel mogelijk die afsluiting te halen. Wat hier nog belangrijk is, ik gaf het al aan, je moet voor de titel nog een stap ondernemen en wat we hier dus nog moeten doen, is op het tabblad geavanceerd en daar heb je hier titel weergeven staat nu een bestandsnaam. Die moet op document naam staan. Met document naam pakt hij de titel die we hebben meegegeven. Die pakt die als document naam. We hebben netjes een titel meegegeven, dus dat ga je hier aangeven en dit is ook in InDesign waar je een taal mee kan geven voor het hele document. Mocht je bijvoorbeeld toevallig een Engels document hebben, maar staat je taal op Nederlands, dan is dit een plek waar je die taal wissel kan... er voor zorgen dat dat goed komt en dan ga ik hem exporteren. Dan even kijken of ik ze snel in mijn bureaublad kan vinden en dan open ik er even eentje. Zie hier het mooie document wat ik gemaakt heb en dan zie je dus die codes die erin terecht gekomen zijn. Dus ik kan de volgorde bekijken. Het gaat helemaal goed. O, kijk, ik heb hier een lege enter gedaan onder mijn lijst, dus hier zien we dat lege

element terug waar ik het over had. Maar ik zie verder mijn lijst netjes als een lijst, ik zie mijn kop 2 en kop 1 terug, dus daar ben ik erg blij mee. En voor mijn InDesign document, zie je dat het in secties verdeeld staat, maar dat mag de pret niet drukken want ik zie wel dat ik netjes ook mijn lijst, en mijn H1 heb. Ik heb niet mijn H2. Daar heb ik dan dus waarschijnlijk iets fout gedaan. Daarom is het top als we het bronbestand hebben, dan kunnen we gelijk het bronbestand induiken en dan ga ik even kijken wat er hier fout gaat. Waarschijnlijk heb ik hier.... Ik heb mijn H2 niet op exportlabel H2 gezet. Heb ik nu opgelost. Nou exporteren en dan werkt ie weer en dan zie je dat het zo aangepast, als je het bronbestand nog hebt en je ziet hier netjes webinar PDF. De titel die ik had gekozen dat die hier netjes weergegeven wordt. En zo exporteren je hem. Nu is dit natuurlijk heel gecomprimeerd, er zijn heel erg veel dingen waar we op moeten letten bij PDF. Heel veel dingen zoals tabellen die we tegenkomen, alt-teksten, dus nog heel veel onderwerpen die nu niet aan bod gekomen zijn. Maar de basis geeft je wel een beeld van het proces en hoe je er dus op kan letten. Ik ga even de presentatie er weer bijpakken. Zijn er nu nog vragen? Dan kijk heel even in de Q&A. Klopt het dat je in InDesign de interactieve elementen niet meeneemt? In principe kunnen interactieve elementen gewoon goed werken in InDesign documenten. Dus het interactief menu, als je die gebruikt, die heb ik nog niet gebruikt, dan gaat dat wel mee. Dus interactieve elementen komen in de training wel zeker naar voren. Wat kan je doen bij tabellen? Tabellen is echt een heel groot onderwerp. Net even te groot voor dit webinar misschien, in de basis heb je de tabel functie in zowel Word als in InDesign. En in allebei de gevallen hebben ze wel echt hun beperkingen. Dus mijn tip bij tabellen is vooral probeer zo simpel mogelijk tabellen te maken. Dus als je bezig bent met een document vol tabellen. Probeer de tabellen zo simpel binnen te krijgen, zodat je ze kan omzetten in toegankelijke tabellen. Er zit ook wel een verschil tussen toegankelijke tabellen bij Word en InDesign in wat de mogelijkheden zijn. Dus daar kan ik helaas nu niet uitgebreid op in. Is wel iets wat we tijdens de training uitgebreid bespreken. Het lijkt hier qua vragen een beetje rustig, dus dan ga ik naar mijn laatste slide. Mooi weer even welke andere trainingen en workshops we hebben. We hebben het nu even gehad over Word en InDesign tegelijk, maar normaal hebben we of de toegankelijke Word training of de toegankelijke InDesign training. Dus dat zijn twee opties in ons aanbod, toegankelijke video’s, digitale toegankelijkheid voor developers. We hebben de opleiding tot WCAG specialist, training voor digitaal toegankelijk content, specifieke training voor UX designers en een hele leuke: we hebben ook het ervaringsplein. Dat is meer een workshop waarbij iedereen kan ervaren hoe het is om digitaal toegankelijke websites te moeten gebruiken. Dat was het einde van dit webinar, maar ik blijf nog heel even hangen als er nog wat vragen tevoorschijn komen. Maar onwijs bedankt dat jullie er allemaal nog steeds zijn! Ondanks dat we wat later gestart zijn, dat jullie hebben meegelezen en meegeluisterd en jullie krijgen de checklist nog van ons. En ik gaf aan dat we een cadeautje hebben. Ik heb net mooi ons trainingsaanbod laten zien en ik ga heel even stoppen met mijn scherm delen, zodat we een beetje persoonlijkheid er bij hebben. Maar als je bij ons een training afneemt en je bent bij dit webinar geweest. Krijg je 5% korting op de training dus is er nou een onderwerp waar je zegt daar wil ik echt meer over weten. Daarmee wil ik aan de slag. Laat het ons weten en dan mogelijk duik je nog dieper de toegankelijkheid in en kan je daar hartstikke goed mee aan de slag. En voor nu heel veel succes met toegankelijke PDF's! Het is een flinke uitdaging, maar je maakt echt het verschil. Dus heel erg waardevol. 5%. Ik zie je vraag: 50% of 5%? En ik zie iemand die het eerste deel gemist heeft omdat ze dacht dat die niet doorging. Je krijgt een video, krijg je binnen. Ik denk ook via de mail, maar die komt jouw kant op. We moeten natuurlijk eerst toegankelijk maken, want een toegankelijke video is niet één, twee, drie.. er moet en ondertiteling bij. Maar zodra we hem toegankelijk hebben, dan komt de video naar iedereen die zich aangemeld had. Dan wens ik jullie allemaal een hele fijne dag en bedankt voor jullie lunchpauze.